Humas Dan Manajement Event

Manajemen event adalah suatu kejadian-kejadian yang terjadi pada saat tertentu yang digunakan untuk mengatur, membimbing, dan memimpin semua orang yang menjadi bawahannya agar usaha yang sedang dikerjakan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya pasa suatu badan organisasi tertentu.

Event dalam bahasa Indonesia adalah penyelanggaraan sebuah acara yang dilakukan sebuah organisasi atau perusahaan. Atau bisa dikatakan event merupakan suatu kegiatan yang dapat menjadikan nama perusahaan diingat dan dapat meningkatkan image perusahaan. Merancang acara tertentu lebih dikenal dengan peristiwa khusus atau (special event). Special event pada hakikatnya dipilih dalam jangka waktu, tempat dan juga objek tertentu yang khusus sifatnya untuk mempengaruhi target audiens (Ruslan, 2005:13).

Humas merupakan kegiatan komunikasi anatara organisasi dengan publiknya. Seorang humas tidak lepas dari upaya yang terencana dari sebuah organisasi untuk menciptakan hubungan yang saling bermanfaat dengan berbagai publiknya. Humas merupakan fungsi manajemen yang khas agar dapat menunjang kegiatan manajemen untuk mencapai tujuan dalam suatu perusahaan. Kemampuan yang harus dimilki oleh manajemen humas adalah how management skill is getting things done through the people (kemampuan dibidang manajemen adalah bagaimana membuat suatu keberhasilan pelaksanaan program kerja melalui orang lain) (Ruslan, 2006:13).

Maka terdiri fungsi manajemen humas (public relations management) (a) menunjukan kegiatan tertentu (action), (b) kegiatan yang jelas (activities), (c) adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain (different), (d) terdapat suatu kepentingan tertentu (important), (e) adanya kepentingan bersama (common interest), (f) terdapat komunikasi dua arah timbale balik ( reciprocal two ways traffic communication) (Ruslan, 2006:18).

Peran humas sangatlah  penting dalam pengambilan keputusan sebuah manajemen. Menurut F. Rachmadi secara struktral public relations merupakan integral dari suatu organisasi atau perusahaan, dimana itu dalah salah satu fungsi dari manajemen modern. Public relations menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi dan lembaga untuk menciptakan saling pengertian (public understanding) dan juga dukungan publis (public support) bagi terciptanya sebuah tujuan dan langkah sebuah lembaga. Semua itu ditunjukan untuk mengembangkan pengertian dan kemauan baik (goodwill) publiknya, Serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan dan adanya hubungan yang harmonis dengan publik. (Soemirat dan Ardianto, 2008:89)

Peran humas sangatlah  penting dalam pengambilan keputusan sebuah manajemen. Menurut F. Rachmadi secara struktral public relations (humas) merupakan integral dari suatu organisasi atau perusahaan, dimana itu dalah salah satu fungsi dari manajemen modern. Public relations (humas) menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi dan lembaga untuk menciptakan saling pengertian (public understanding) dan juga dukungan publis (public support) bagi terciptanya sebuah tujuan dan langkah sebuah lembaga. Semua itu ditunjukan untuk mengembangkan pengertian dan kemauan baik (goodwill) publiknya, serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan dan adanya hubungan yang harmonis dengan publik. (Soemirat dan Ardianto, 2008:89)

Pada proses manajemen sendiri mengacu pada fungsi manajemen, Planning, Organizing, Controling, dan Evaluating. Planning adalah penyusunan dan penetapan tujuan dan juga perencanaan. Organizing adalah pengorganisasian, pembentukan tugas atau bisa dikatakan sebagai pengelompokan kerja. Actuating adalah pelaksanaan program atau kegiatan. Controling yakni pengawasan dan control apabila mengalami hambatan ditengah pelaksananaan program. Dan evaluating adalah evaluasi atau mendeteksi permasalahan, kekurangan atau kelemahan yang terjadi sebagai ulasan bagi manajemen dari suatu program atau kegiatan. Dengan dimasukannya unsur menejerial peluang keberhasilan sebuah kegiatan terbuka besar dan lebar, yang mampu membangun kredebilitasdan citra perusahaan (Ruslan,1998:3).

Manajemen dalam hal strategi mempunyai peran untuk membantu perusahaan menyesuaikan diri dari perubahan lingkungan usaha. Perubahan lingkungan tentu mempengaruhi prestasi sebuah perusahaan dalam meraih keutungan atau member konstribusi kepada pihak-pihak yang terkait. Public relation memeiliki peranan penting dalam keefektifan sebuah organisasi dengan membangun hubungan jangka panjang dengan lembaga-lembanga strategis. Menurut Cutlip dan Center (dalam Kasali, 1994) proses praktik humas merupakan pendektan manajerial.

Proses manajerial tersebut terdiri dari fact finding, planning, communication, dan evaluation. Yang pertama, Fact finding adalah mencari dan mengumpulkan fakta atau data sebelum melakukan tindakan. Dimana humas harus dapat mengidentifikasi masalah dan mengenal penyebabnya. Kedua, Planning adalah bedasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah itu. Pada tahap ini seorang humas ketika sudah mengetahui penyebabnya timbulnya permasalahan maka humas harus sudah siap dengan langkah-langkah serta pemecahan atas sebuah masalah. Ketiga, Communicating adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran yang matang bedasarkan fakta dan data, dan kemudian dikomunikasikan atau dilakukan dengan kegiatan operasional.  Keempat, evaluation adalah penilaian terhadap kegiatan yang sudah dilaksanakan dari awal sampai dengan akhir. Aktivitas humas selalu dimulai dengan mengumpulkan fakta dan di akhiri dengan pengumpulan fakta. Hal ini dilakukan suntuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesai atau belum. Dan seorang humas perlu melakukan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil.

Manajemen dalam hal strategi mempunyai peran untuk membantu perusahaan menyesuaikan diri dari perubahan lingkungan usaha. Perubahan lingkungan tentu mempengaruhi prestasi sebuah perusahaan dalam meraih keutungan atau member konstribusi kepada pihak-pihak yang terkait. Public relations memiliki peranan penting dalam keefektifan sebuah organisasi dengan membangun hubungan jangka panjang dengan lembaga-lembanga strategis. Menurut Cutlip dan Center (dalam kasali dan abdurachman) proses public relations merupakan pendektan manajerial. Proses manajerial tersebut terdiri dari fact finding, planning, communication, dan evaluation. Fact finding adalah mencari dan mengumpulkan fakta atau data sebelum melakukan tindakan. Planning adalah bedasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah itu. Communicating adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran yang matang bedasarkan fakta dan data, dan kemudian dikomunikasikan atau dilakukan dengan kegiatan operasional.  Dan yang terakhir adalah evaluation adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan apakah tujuan yang direncanakan sudah tercapai atau tidak.

Dalam melaksanakan sebuah kegiatan, dibutuhkan sebuah cara atau strategi public relations atau humas  yang mempengaruhi berjalannya kegiatan tersebut. Ahmad S. Adnansaputra menhgatakan bahwa strategy adalah bagian terpadu dari recana (plan), sedangkan renana merupakan bagia dari perencananaan (planning), yang dimana perencanaan merupakan alah satu fungsi dasar dari proses manajemen (Ruslan,1998:106). Pada proses manajemen sendiri mengacu pada fungsi manajemen, Planning, Organizing, Controling, dan Evaluating.

Planning adalah penyusunan dan penetapan tujuan dan juga perencanaan. Organizing adalah pengorganisasian, pembentukan tugas atau bisa dikatakan sebagai pengelompokan kerja. Actuating adalah pelaksanaan program atau kegiatan. Controling yakni pengawasan dan control apabila mengalami hambatan ditengah pelaksananaan program. Dan evaluating adalah evaluasi atau mendeteksi permasalahan, kekurangan atau kelemahan yang terjadi sebagai ulasan bagi manajemen dari suatu program atau kegiatan. Dengan dimasukannya unsur menejerial peluang keberhasilan sebuah kegiatan terbuka besar dan lebar, yang mampu membangun kredebilitasdan citra perusahaan (Ruslan,1998:3).

Dalam sebuah strategi public relations terdapat strategi manajemen yang memperngaruhi rencana strategi atau rencana jangka panjang perusahaan. Pearce dan Robison, mengembangkan langkah-langkah strategic management antara lain yang pertama, mengembangkan company profile yang mencerminkan kondisi internal perusahaan dan kemampuan yang dimilikinya. Kedua, Penilaian terhadap lingkungan eksternal perusahaan, baik dari segi strategi maupun secara umum. Ketiga, Analisis terhadap peluang yang tersedia dari ruang lingkup lingkungan yang sudah dipilih. Keempat, Mengidentifikasi atas pilihan yang dikehendaki untuk memenuhi tuntutan kondisi perusahaan.

Kelima, Pemilihan strategi atas objektif yang dibutuhkan untuk mencapai objectibve tersebut. Keenam, Mengembangkan objective jangka pendek dan juga jangka panjang. Ketujuh, Mengimplementasikan atas hasil dengan menggunakan sumber yang tercantum pada budget dan mengembangkan rencana tersebut dengan sumber daya manusia, struktur, dan teknologi. Kedelapan, Melakukan review atau evaluasi atas apa yang sudah dicapai  ( Soemirat dan Ardianto, 2008:92).